El promotor de la queixa exposa que va sol·licitar accés a la relació d'entrades i sortides del registre públic de comunicacions entre l'Ajuntament de Cantallops i el Departament de Governació corresponents a l'any 2008, sol·licitud que va ser denegada pels motius següents:
1. Segons l'Administració, l'accés que demana el promotor no està subjecte a les previsions que contenen la Llei 19/2013, de 29 de desembre, i la Llei 19/2014, de 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern, en matèria d'obligacions de transparència o publicitat activa.
Amb relació a aquest punt, cal dir que el fet que l'accés que es demana no versi sobre la publicació de la informació de l'Administració no vol dir que no pugui ser una informació accessible. És a dir, una cosa és la informació que està subjecta a les obligacions de transparència a què fa referència l'article 8.1 de la Llei 19/2014, que ha de ser publicada en seus electròniques o pàgines web, i l'altra és la regulació del dret d'accés a la informació.
2. Segons l'Administració, el registre d'entrada i sortida de documents és un fitxer creat pel Departament de la Presidència que té per objecte recollir la informació que acredita la presentació de documents a l'Administració pública i també informació que acredita l'expedició de documents i l'explotació estadística. La cessió de les dades que conté aquest fitxer queda limitada a les institucions i els organismes de caràcter oficial i administracions públiques per fer tractament estadístics; en cap cas se'n preveu la cessió a particulars.
Cal tenir en compte, però, que el promotor vol accedir als documents o escrits que l'Ajuntament i el Departament de Governació s'han tramès mútuament, i no pas a les dades de caràcter personal que conté el fitxer. Així doncs, una cosa és la creació del fitxer i les mesures de seguretat que li són aplicables i l'altra són els paràmetres que cal seguir, d'acord amb les lleis esmentades més amunt, per resoldre les sol·licituds d'accés a informacions que puguin contenir dades de caràcter personal.
3. Segons l'Administració, la sol·licitud s'ha formulat en termes imprecisos, ja que s'hi hauria d'haver indicat els procediments pels quals ambdues administracions es van intercanviar els escrits.
Amb relació a aquest punt, i d'acord amb els articles 19 i 28 de les lleis 9/2013 i 19/2014, respectivament, l'Administració no ha de desestimar la sol·licitud d'accés sinó que ha de comunicar a la persona interessada que concreti, en un termini no inferior a 10 dies, quina és la informació a la qual vol tenir accés, i suspendre el termini per resoldre, sens perjudici de prestar a la persona interessada l'assessorament i l'assistència necessaris perquè pugui fer aquesta concreció.
Per tot això, el Síndic recomana al Departament de la Presidència que, en el cas que la persona interessada no hagi formulat una nova sol·licitud, se li comuniqui per correu certificat amb acusament de recepció que disposa de 10 dies per concretar la seva petició. En el cas que ja hagués efectuat una nova sol·licitud el Síndic recorda al Departament l'obligació de tramitar-lo de conformitat amb el procediment previst a les lleis de transparència.