El promotor mostra la seva disconformitat amb l'actuació dels serveis municipals en la tramitació d'un volant d'empadronament de la seva sogra, que va demanar per tramitar una sol·licitud relacionada amb la Llei 39/2006, de 14 de desembre, de promoció de l'autonomia personal i atenció a les persones en situació de dependència.
El promotor de la queixa explica que el 9 de desembre de 2008 es va adreçar a les oficines del districte de Sants-Montjuïc per demanar aquest volant d'empadronament. A la persona que el va atendre li va facilitar les seves dades personals així com el DNI de la persona respecte la qual es demanava el volant d'empadronament, juntament amb l'informe mèdic que acreditava la greu malaltia que pateix.
Segons exposa el promotor, la servidora pública que el va atendre no li va voler facilitar el volant perquè no aportava una autorització signada per la seva sogra, perquè ell pogués realitzar aquest tràmit.
El promotor de la queixa explica que de forma reiterada va manifestar les circumstàncies del cas i va demanar a la persona que el va atendre que ho consultés de nou, però aquesta no va accedir a aquesta demanda, amb un tracte que entén no va ser en cap moment cortès ni entenedor de la situació que es plantejava.
El promotor va exposar el seu desacord amb aquest tracte mitjançant una instància presentada al districte el mateix dia i amb un escrit de 15 de desembre de 2008.
La resposta obtinguda és que no identifica el servei emprat per fer aquest tràmit, que pot efectuar a través d'internet, telèfon i SMS, sens perjudici de remetre la seva queixa als Serveis Socials.
En opinió del promotor de la queixa, l'Ajuntament no respon a allò demanat, ja que el servei s'havia identificat i res es diu sobre si s'adoptaran mesures en relació amb els serveis municipals denunciats, en el sentit de donar instruccions sobre corn tramitar peticions com les que són objecte de la queixa.
A l’informe municipal de resposta, res es diu sobre el fet que l’Ajuntament no respon a allò demanat, ja que el servei s’havia identificat i res es diu sobre si s’adoptaran mesures en relació amb els serveis municipals denunciats. Per això, el Síndic indica a l’Ajuntament que un cop examinada la denúncia que el promotor va adreçar al consistori i la resposta municipal, es constata que aquesta conté un redactat informatiu i abstracte que, si bé compleix l’objectiu d’informar al ciutadà sobre com realitzar aquest tràmit, no és el suficient escaient per respondre la seva queixa.
De fet, a la denúncia adreçada a l’Ajuntament, el ciutadà facilita dades suficients com per determinar quin és el servei que va realitzar el tràmit que ell entén incorrecte, a fi i efecte d’esbrinar què va succeir i, desprès informar al ciutadà de la pertinença del servei públic realitzat o emetre la corresponent disculpa, si escau.
Atès tot això exposat, el Síndic suggereix que l’Ajuntament elabori i enviï una nova resposta al promotor, en congruència amb allò que s’exposa a la queixa de 15 de setembre de 2008.
Pel que fa a la qüestió de fons, vist l’informe emès des de la Direcció d’atenció al ciutadà, tot i les específiques circumstàncies del cas, el Síndic indica que coincideix amb el que a l’informe es diu sobre el tràmit presencial de sol·licitud d’un volant d’empadronament en nom i representació d’una altra persona en el sentit que és escaient demanar una autorització de la representació signada per la persona interessada i una fotocòpia del seu DNI.
En aquest sentit, el Síndic diu que no aprecia indicis d’irregularitat en aquesta actuació administrativa, tenint en compte la normativa sobre protecció de dades personals i els dictàmens de la Comissió permanent del Consell d’Empadronament emesos per esclarir dubtes sobre aquesta qüestió.
Ara bé, quan s’ha consultat a la seu electrònica de l’Ajuntament com es realitza el mateix tràmit, però per via electrònica, s’ha constatat que es pot dur a terme sense cap instrument electrònic d’identificació o acreditació de la voluntat de la persona que es comunica amb l’Ajuntament i, pel que fa a aquest cas, sembla que finalment el promotor va obtenir el volant d’empadronament per aquesta via, sense acreditar la seva voluntat amb el citat instrument i sense acreditar la representació que se li exigia quan volia fer el tràmit presencialment.
Quan el Síndic s’ha adreçat telefònicament a la citada Direcció d’atenció al ciutadà per comentar aquesta circumstància, aquesta ha informat que, quan el tràmit es fa per via electrònica, el que garanteix que no es cedeixin les dades del padró municipal d’habitants sense el consentiment de la persona interessada és el fet que el volant s’envia a l’adreça del domicili que consta en el padró municipal d’habitants de la persona respecte a la qual es demana.
Vista aquesta darrera informació, el Síndic indica a l’Ajuntament que aquest és un mecanisme que ajuda a garantir que el document el rebi la persona realment interessada i, de fet, es podria utilitzar amb independència de com es realitza el tràmit –presencialment, sense autorització de la persona interessada o telemàticament-. Tanmateix, el Síndic pensa que aquest mecanisme és completament insuficient i no es correspon amb el que preveu la normativa reguladora de l’accés electrònic del ciutadans als serveis públics.
La Llei 11/2007, de 22 de juny, d’accés dels ciutadans als serveis públics té com una de les seves finalitats facilitar l’accés per mitjans electrònics dels ciutadans a la informació i al procediment administratiu. En aquest sentit, val a dir que el tràmit objecte d’estudi s’adiu perfectament amb aquesta finalitat, ja que es tracta de possibilitar l’obtenció de volants d’empadronament per mitjans electrònics directament per part de les persones interessades.
Ara bé, la Llei 11/2007, de 22 de juny, també determina que l’ús de les tecnologies de la informació s’ha d’ajustar, entre altres, al respecte al dret a la protecció de dades de caràcter personal i al principi de seguretat en la implantació i utilització dels mitjans electrònics per les administracions públiques, en virtut del qual s’exigeix almenys el mateix nivell de garanties i seguretat que es requereix per a la utilització de mitjans no electrònics en l’activitat administrativa.
L’Ordenança reguladora de l’administració electrònica d’aquest Ajuntament s’aplica a la realització de tràmits i procediments administratius accessibles per via electrònica, de conformitat amb el que s’hi preveu.
L’Ordenança desenvolupa els principis de confidencialitat, seguretat i protecció de dades personals enunciats a la Llei 17/2007, de 22 de juny, i determina també, en virtut del principi de proporcionalitat, que l’Administració municipal garantirà que només s’exigiran les garanties i mesures de seguretat adequades a la naturalesa i circumstàncies dels diferents tràmits i actuacions.
Respecte als requisits d’identificació i acreditació de la voluntat dels ciutadans en la presentació per via electrònica d’escrits en qualsevol procediment o tràmit, l’article 12 desenvolupa els tipus de signatura electrònica que l’Ajuntament accepta, que es modula en funció de diversos paràmetres.
Pel que fa a l’exigència i l’acreditació de representació, l’article 24 de l’Ordenança determina que, si bé els ciutadans i ciutadanes poden actuar per mitjà de representants en els procediments i tràmits administratius que es facin davant l’Administració municipal per mitjans electrònics, ho han de fer d’acord amb el que preveu la legislació general i l’Ordenança i, en aquest sentit, aquesta condiciona la validesa de les actuacions realitzades a l’acreditació de la representació per algun dels procediments alternatius que s’enumeren a l’apartat 2 de l’article.
Certament, en virtut del principi de proporcionalitat, les exigències de seguretat en els tràmits per via electrònica es poden modular en funció de la naturalesa d’aquest i el grau d’afectació d’altres drets.
De fet, a la mateixa Ordenança –article 23- es determina que les previsions contingudes en aquest precepte (relacionades amb l’acreditació de l’autenticitat, la integritat i la conservació de les comunicacions) no seran aplicables a les comunicacions que es produeixin al marge dels procediments administratius, la regulació dels quals correspongui a l’Ajuntament i a on no calgui garantir aquests requisits, tenint en compte la sensibilitat de la comunicació realitzada.
Si bé les dades personals que s’incorporen en el volant d’empadronament no tenen la consideració de dades especialment protegides, el Síndic considera que aquesta circumstància no és suficient per modular les garanties d’acreditació fins a l’extrem d’exonerar l’Administració de l’obligació d’exigir la identitat del sol·licitant i l’acreditació de la representació quan el tràmit es fa electrònicament, de la mateixa manera que ho exigeix quan el tràmit es fa presencialment.
En aquest sentit, el Síndic entén que en aquest cas cal també respectar el dret a la protecció de dades de caràcter personal i al principi de seguretat en la implantació i utilització dels mitjans electrònics per les administracions públiques.
Si quan el promotor de la queixa va sol·licitar presencialment el volant d’empadronament de la seva sogra, l’Ajuntament li va demanar l’autorització de la persona interessada, aquest requisit hauria de ser exactament exigible quan el tràmit es fa per via electrònica, juntament amb els requisits d’identificació i autenticació del promotor de la queixa, mitjançant el sistema que s’entengui pertinent, en funció de la naturalesa de les dades personals que s’incorporen al volant, i és aquí a on el principi de proporcionalitat hauria d’operar perquè no resulti excessivament complicada la tramitació telemàtica, sens perjudici de garantir, alhora, la seguretat jurídica en aquest àmbit.
Més enllà de tot això exposat, el Síndic també considera que situacions com aquesta no succeirien si, en el procediment en què s’exigeix l’aportació del volant d’empadronament s’articulessin mecanismes de comprovació directa de les circumstàncies de residència de la persona sol·licitant, a fi i efecte de fer efectiu el dret a no aportar dades i documents en poder de les administracions públiques.
Per això, el Síndic s’ha adreçat al Departament d’Acció Social i Ciutadania per investigar les gestions efectuades perquè, en la tramitació del reconeixement de la situació de dependències, el requisit relatiu a la residència en territori espanyol es determini per la pròpia Administració que tramita aquest procediment, accedint a les dades sobre els padrons municipals d’habitants incorporades al Catàleg de dades i documents electrònics o al projecte Via Oberta que gestiona el Consorci Administració Oberta Electrònica de Catalunya.